Privacyverklaring

Versie 1.0 · laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026

Privacy is bij Flexela One een uitgangspunt, geen bijzaak. In deze verklaring leggen we in gewone taal uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

In het kort

We verkopen je gegevens nooit en tonen geen advertenties.
We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analysediensten van derden.
Onze database staat in de EU (Frankfurt, Duitsland).
Je bepaalt zelf wat openbaar is, kunt al je gegevens downloaden en je account op elk moment verwijderen.
Je werkgever kan nooit je persoonlijke berichten, connecties of World-activiteiten inzien.

1. Wie is verantwoordelijk?

(), gevestigd op , KvK , is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Vragen over privacy stel je via .

Gebruikt een organisatie Flexela Virtual Office voor haar eigen medewerkers of gasten, dan is die organisatie verantwoordelijk voor de gegevens binnen haar kantooromgeving en treden wij op als verwerker. Met vragen daarover kun je ook bij de organisatie terecht.

2. Welke gegevens verwerken we?

Soort gegevens	Voorbeelden
Accountgegevens	naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld/gehasht opgeslagen), land, taal, tweestapsverificatie-instellingen
Profielgegevens	profielfoto, functie, bio, werkervaring, vaardigheden, links en andere informatie die je zelf invult, plus je zichtbaarheids- en privacy-instellingen
Netwerk en communicatie	connecties en uitnodigingen, privéberichten, berichten en reacties op de tijdlijn, volgrelaties, deelname aan clubs en evenementen
Organisatiegegevens	bedrijfsnaam, logo, beschrijving, (optioneel) adres en locatie op de wereldkaart, rollen van beheerders en leden, vacatures
Sollicitaties en contact	sollicitaties en contactaanvragen die je aan een organisatie stuurt, met de gegevens die je daarbij meestuurt
World en Virtual Office	bezoekverzoeken aan een receptie, deelname aan meetings en lounges, kantoorsessies (wanneer je een Virtual Office binnenkomt en verlaat), aanwezigheidsstatus
Abonnementen en betalingen	gekozen plan, looptijd, status, factuurgegevens en btw-nummer, Stripe-klantnummer. Je kaart- of bankgegevens komen niet bij ons: die verwerkt Stripe.
Meldingen en e-mail	meldingen in de app, je e-mailvoorkeuren en een logboek van verstuurde e-mails
Technische en beveiligingsgegevens	IP-adres, browser- en apparaattype, inlogtijden, foutmeldingen en een auditlog van belangrijke acties (bijvoorbeeld wijzigingen in een organisatie of beheeracties)

We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of religie) en vragen je die ook niet op je profiel te zetten.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Doel	Grondslag (AVG art. 6)
Je account aanmaken, je laten inloggen en de diensten leveren (profiel, netwerk, berichten, World, Virtual Office)	Uitvoering van de overeenkomst
Abonnementen afsluiten, betalingen verwerken en facturen opmaken	Uitvoering van de overeenkomst
Financiële administratie bewaren	Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht)
Servicemails (bevestiging, wachtwoord herstellen, beveiligingsmeldingen)	Uitvoering van de overeenkomst
Meldingsmails over activiteit (bijv. nieuwe berichten of uitnodigingen)	Gerechtvaardigd belang; je kunt ze per categorie uitzetten in je instellingen
Beveiliging, fraude- en misbruikpreventie, afhandelen van meldingen	Gerechtvaardigd belang (een veilig platform) en wettelijke verplichtingen
Toon je profiel openbaar of ben je vindbaar in zoekresultaten	Jouw keuze in de instellingen (die je altijd kunt wijzigen)
Camera en microfoon bij gesprekken	Alleen na jouw toestemming in de browser, en alleen tijdens het gesprek

We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en we maken geen advertentieprofielen.

4. Wie kan je gegevens zien?

Andere gebruikers zien wat jij openbaar of zichtbaar maakt, volgens je instellingen. Privéberichten zijn alleen zichtbaar voor jou en de ontvanger.
Organisaties zien de gegevens die je hen bewust geeft, zoals een sollicitatie, contactaanvraag of bezoekverzoek (naam, functie en land). Binnen een Virtual Office zien collega’s je naam, profiel en aanwezigheid. Geen enkele rol in een organisatie geeft toegang tot je persoonlijke berichten, connecties of World-activiteiten.
Deelnemers aan een gesprek: video- en audiogesprekken lopen rechtstreeks tussen de deelnemers (peer-to-peer). Daardoor kunnen deelnemers technisch elkaars IP-adres zien. Flexela neemt gesprekken niet op en slaat geen beeld of geluid op.
Flexela-medewerkers hebben alleen toegang als dat nodig is voor support, beveiliging of het afhandelen van meldingen, en leggen dergelijke beheeracties vast.

5. Dienstverleners (verwerkers)

We werken met een beperkt aantal zorgvuldig gekozen partijen. Waar zij als verwerker optreden, hebben we een verwerkersovereenkomst.

Partij	Waarvoor	Locatie
Supabase	database, inloggen, bestandsopslag (zoals profielfoto’s) en realtime-verbindingen	EU (Frankfurt, Duitsland)
Cloudflare	hosting van de website, beveiliging en snelle levering van pagina’s	wereldwijd netwerk, met waarborgen
Stripe	betalingen en abonnementsbeheer; Stripe is voor betaalgegevens en fraudepreventie deels zelf verantwoordelijk	EU (Ierland), met waarborgen
TransIP	verzenden van e-mail vanaf flexelaone.com	Nederland
Google Fonts	lettertypen voor de website; je browser vraagt die op bij Google, waarbij je IP-adres zichtbaar is	VS, met waarborgen
jsDelivr	levering van open-source bibliotheken (zoals de Supabase-client en 3D-weergave)	wereldwijd netwerk
OpenStreetMap Foundation	kaarttegels en het opzoeken van adressen op de wereldkaart	VK (adequaatheidsbesluit)
Google en Twilio (STUN)	helpen je browser bij gesprekken een directe verbinding te vinden; daarbij wordt je IP-adres gebruikt, geen beeld of geluid	VS, met waarborgen

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan een toezichthouder of op bevel van een rechter.

6. Doorgifte buiten de EU

We bewaren je gegevens zo veel mogelijk in de EU. Sommige dienstverleners zijn (ook) buiten de EU gevestigd. In die gevallen zorgen we voor passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Account, profiel en netwerk: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan worden je profiel, connecties, berichten en lidmaatschappen direct definitief verwijderd. Kopieën in back-ups verdwijnen automatisch binnen de back-upcyclus van maximaal 30 dagen.
Content: zolang jij die niet verwijdert, of tot je account wordt verwijderd.
Betaal- en factuurgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
Meldingen en e-maillogboek: maximaal 12 maanden.
Auditlog en beveiligingslogs: zo lang als nodig voor beveiliging en het afhandelen van incidenten, maximaal 24 maanden. Technische serverlogs bij onze hostingpartijen worden doorgaans binnen enkele dagen automatisch verwijderd.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS), wachtwoorden worden alleen gehasht opgeslagen, toegang tot gegevens wordt in de database per gebruiker afgedwongen (row-level security), organisaties zijn technisch van elkaar gescheiden en je kunt tweestapsverificatie aanzetten. Ontdekken we een datalek met risico voor jou, dan melden we dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan jou.

9. Je rechten

Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:

Inzage en overdraagbaarheid: download al je gegevens in JSON-formaat via Instellingen → Mijn gegevens.
Rectificatie: pas je gegevens zelf aan in je profiel en instellingen.
Verwijdering: verwijder je account via Instellingen → Mijn gegevens.
Beperking en bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, en zichtbaarheid en e-mailmeldingen zelf uitzetten.
Toestemming intrekken: waar we op toestemming steunen, kun je die altijd intrekken.

Lukt iets niet zelf, of wil je een ander verzoek doen? Mail . We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in je eigen land.

10. Kinderen

Flexela One is bedoeld voor professionals en niet voor kinderen. Je moet minimaal 16 jaar oud zijn om een account aan te maken. Merken we dat iemand jonger een account heeft, dan verwijderen we dat.

11. Cookies en browseropslag

We gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. We slaan alleen functionele gegevens op in je browser, zoals je inlogsessie en taalkeuze. Lees meer in onze cookieverklaring.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe functies toevoegen of andere dienstverleners gaan gebruiken. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je vooraf per e-mail of in de app.

13. Contact

·
KvK
Privacyvragen:

Privacy Policy

Version 1.0 · last updated 23 October 2026

At Flexela One, privacy is a starting point, not an afterthought. This policy explains in plain language which personal data we process, why, who we share it with, how long we keep it and what rights you have.

In short

We never sell your data and show no advertising.
We use no tracking or advertising cookies and no third-party analytics.
Our database is located in the EU (Frankfurt, Germany).
You decide what is public, can download all your data and delete your account at any time.
Your employer can never see your personal messages, connections or World activity.

1. Who is responsible?

(), located at , Chamber of Commerce , is the controller for the processing described in this policy. Privacy questions can be sent to .

If an organization uses Flexela Virtual Office for its own employees or guests, that organization is responsible for the data within its office environment and we act as processor. You can also contact the organization with questions about this.

2. Which data do we process?

Type of data	Examples
Account data	name, email address, password (stored only encrypted/hashed), country, language, two-step verification settings
Profile data	profile photo, job title, bio, work experience, skills, links and other information you enter yourself, plus your visibility and privacy settings
Network and communication	connections and invitations, private messages, feed posts and comments, follows, participation in clubs and events
Organization data	company name, logo, description, (optional) address and location on the world map, roles of admins and members, job postings
Applications and contact	applications and contact requests you send to an organization, with the information you include
World and Virtual Office	visit requests to a reception, participation in meetings and lounges, office sessions (when you enter and leave a Virtual Office), presence status
Subscriptions and payments	chosen plan, term, status, billing details and VAT number, Stripe customer ID. Your card or bank details never reach us: Stripe processes them.
Notifications and email	in-app notifications, your email preferences and a log of emails sent
Technical and security data	IP address, browser and device type, sign-in times, error messages and an audit log of important actions (for example changes to an organization or admin actions)

We do not ask for special categories of personal data (such as health or religion) and ask you not to put these on your profile.

3. Purposes and legal bases

Purpose	Legal basis (GDPR art. 6)
Creating your account, signing you in and providing the services (profile, network, messages, World, Virtual Office)	Performance of the contract
Taking out subscriptions, processing payments and issuing invoices	Performance of the contract
Keeping financial records	Legal obligation (tax retention)
Service emails (confirmation, password reset, security alerts)	Performance of the contract
Activity notification emails (e.g. new messages or invitations)	Legitimate interest; you can turn them off per category in your settings
Security, fraud and abuse prevention, handling reports	Legitimate interest (a safe platform) and legal obligations
Showing your profile publicly or making you findable in search	Your choice in settings (which you can always change)
Camera and microphone during calls	Only after your permission in the browser, and only during the call

We do not use your data for automated decision-making with legal effects and we do not build advertising profiles.

4. Who can see your data?

Other users see what you make public or visible, according to your settings. Private messages are only visible to you and the recipient.
Organizations see the data you knowingly give them, such as an application, contact request or visit request (name, job title and country). Within a Virtual Office, colleagues see your name, profile and presence. No role in an organization grants access to your personal messages, connections or World activity.
Call participants: video and audio calls run directly between participants (peer-to-peer). As a result, participants can technically see each other’s IP address. Flexela does not record calls and stores no video or audio.
Flexela staff only have access when needed for support, security or handling reports, and such admin actions are logged.

5. Service providers (processors)

We work with a small number of carefully selected parties. Where they act as processors, we have a data processing agreement in place.

Party	Purpose	Location
Supabase	database, sign-in, file storage (such as profile photos) and realtime connections	EU (Frankfurt, Germany)
Cloudflare	website hosting, security and fast delivery of pages	global network, with safeguards
Stripe	payments and subscription management; Stripe is partly a controller itself for payment data and fraud prevention	EU (Ireland), with safeguards
TransIP	sending email from flexelaone.com	Netherlands
Google Fonts	website fonts; your browser requests them from Google, which can see your IP address	US, with safeguards
jsDelivr	delivery of open-source libraries (such as the Supabase client and 3D rendering)	global network
OpenStreetMap Foundation	map tiles and address lookup on the world map	UK (adequacy decision)
Google and Twilio (STUN)	help your browser find a direct connection for calls; this uses your IP address, no video or audio	US, with safeguards

We may also disclose data where required by law, for example to a regulator or by court order.

6. Transfers outside the EU

We keep your data in the EU as much as possible. Some service providers are (also) located outside the EU. In those cases we ensure appropriate safeguards, such as the EU-US Data Privacy Framework or the European Commission’s standard contractual clauses.

7. How long do we keep your data?

Account, profile and network: as long as your account exists. If you delete your account, your profile, connections, messages and memberships are permanently deleted immediately. Copies in backups disappear automatically within the backup cycle of up to 30 days.
Content: until you delete it, or until your account is deleted.
Payment and invoice data: 7 years, due to the tax retention obligation.
Notifications and email log: up to 12 months.
Audit and security logs: as long as needed for security and incident handling, up to 24 months. Technical server logs at our hosting providers are usually deleted automatically within a few days.

8. Security

We take appropriate technical and organizational measures. All connections are encrypted (HTTPS), passwords are stored only hashed, access to data is enforced per user in the database (row-level security), organizations are technically separated from each other and you can enable two-step verification. If we discover a data breach that poses a risk to you, we report it to the Dutch Data Protection Authority and, where necessary, to you.

9. Your rights

You have the following rights over your personal data:

Access and portability: download all your data in JSON format via Settings → My data.
Rectification: edit your data yourself in your profile and settings.
Erasure: delete your account via Settings → My data.
Restriction and objection: you can object to processing based on legitimate interest, and switch off visibility and email notifications yourself.
Withdrawing consent: where we rely on consent, you can always withdraw it.

Can’t do something yourself, or want to make another request? Email . We respond within one month and may ask you to confirm your identity. If you are not satisfied with how we handle your data, you can lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority or the supervisory authority in your own country.

10. Children

Flexela One is intended for professionals, not for children. You must be at least 16 years old to create an account. If we find that someone younger has an account, we will delete it.

11. Cookies and browser storage

We use no tracking, analytics or advertising cookies. We only store functional data in your browser, such as your sign-in session and language choice. Read more in our cookie policy.

12. Changes

We may update this privacy policy, for example when we add features or use other service providers. The date at the top shows when it was last updated. We inform you in advance of important changes by email or in the app.

13. Contact

·
Chamber of Commerce
Privacy questions: